> avril 2017

Entrepreneurs : comment bien gérer vos factures ?

Bien gérer vos factures, c’est vous assurer des bases solides pour le développement de votre entreprise ou de votre activité d’indépendant. Et il existe quelques règles à suivre pour vous assurer que vos clients payent avec régularité leurs factures.

Mettez en place des conditions générales de ventes (CGV)
La rédaction de CGV sur vos factures n’est pas obligatoire à l’égard d’un client professionnel mais fortement recommandée (Elles restent obligatoires à l’égard des particuliers). En effet, elles vous permettent de prouver que vous avez informé vos clients de leurs obligations vous concernant. Les CGV doivent comporter plusieurs mentions telles qu’un rappel des conditions dans lesquelles vous effectuez la vente ou la prestation de service, le barème de vos prix unitaires, les éventuelles réductions de prix et les conditions de règlement. Ces dernières détaillent le délai dans lequel vous attendez le paiement, les pénalités de retard, les indemnités forfaitaires complémentaires pour frais de recouvrement et les conditions d’escompte.

Ne tardez pas à envoyer vos factures
Afin d’augmenter régulièrement vos liquidités, il faut optimiser au maximum vos entrées de fonds. Dès que vos prestations sont effectuées, envoyez vos factures à vos clients et n’hésitez pas à leur demander un accusé de réception pour limiter les risques ultérieurs de conflit. Assurez-vous également que votre client comprenne et accepte vos CGV, surtout concernant la date limite de paiement.

Etablissez un calendrier de relances
En fonction des caractéristiques de votre client (particulier, indépendant, entreprise, administration…) vous devez établir un calendrier de relances adapté. Les petites structures sont généralement plus réactives que les grandes, il faut donc s’inquiéter plus rapidement de l’absence de paiement. En cas de retard – c’est-à-dire en l’absence du respect des délais de paiement – vous envoyez des relances courtoises mais fermes qui rappellent vos CGV. Si passé trois messages de relance vous n’avez aucune nouvelle, vous pouvez adresser une injonction de paiement ou envoyer une lettre de mise en demeure (en recommandée avec accusé de réception) à votre client.

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