5 conseils pour régler facilement vos tâches administratives

Si vous travaillez en freelance ou que vous gérez vous-même la partie administrative de votre TPE/PME, alors peut-être rencontrez-vous des difficultés à vous organiser (ou plus simplement à vous motiver) pour accomplir cette tâche. Heureusement, quelques petites astuces peuvent largement vous faciliter la vie !

Ritualiser ces tâches
Trier ses papiers, mettre à jour sa comptabilité, faire ses déclarations à l’URSSAF ou au RSI… Pour la plupart des gens, ces petites obligations ne sont en rien une partie de plaisir ! Mais plutôt que d’attendre le dernier moment pour vous y mettre, pourquoi ne pas leur dédier un créneau régulier dans votre semaine ? Par exemple, tous les lundi matins de 9h à 10h. Ainsi fixé, vous arriverez plus facilement à vous lancer.

Equipez-vous à l’avance !
Quoi de plus énervant que de devoir vous interrompre à intervalles réguliers pour aller chercher tel ou tel objet indispensable à la poursuite de vos tâches administratives ? Voilà pourquoi il vaut mieux acheter à l’avance tout ce dont vous pouvez avoir besoin et le stocker en un même endroit, qu’il s’agisse d’une boîte ou d’un tiroir. Enveloppes, carnet de timbres, agrafeuse, calculatrice, ciseaux, stylos billes… Vous avez fait le plein ?

Trier vos courriers et e-mails dès réception
On a tous parfois tendance à laisser le courrier s’accumuler sur une pile sans oser y revenir par la suite… Pour éviter cela, procédez donc à un premier tri dès que vous recevez un courrier (cela s’applique aussi aux e-mails) ! Ouvrez votre courrier et placez sur une pile celui à traiter, et sur une autre pile celui à simplement classer. Lorsque viendra votre « créneau administratif » hebdomadaire, vous aurez ainsi déjà un temps d’avance.

Pensez « codes couleurs »
Cela peut paraître un peu élémentaire, mais pour répertorier facilement vos documents utilisez des pochettes, chemises en cartons ou trombones de couleur ! Le bleu pour vos fiches comptables, le rouge pour vos échanges avec l’administration publique, le vert pour vos documents bancaires… Avec ça, vous retrouvez tout en un coup d’œil !

Prenez l’habitude de numériser tous vos documents
Même en étant extrêmement soigné et ordonné il peut arriver d’égarer un contrat, une fiche de paie, etc. On vous conseille donc vivement de numériser tous ces documents importants pour les tenir stockés sur votre ordinateur, une clé USB ou un disque dur externe. Le cloud peut aussi s’avérer un moyen pratique pour stocker vos fichiers et les retrouver n’importe où. Et là encore, pensez à bien agencer vos dossiers pour les retrouver facilement !

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