5 conseils pour gérer efficacement votre boîte mail
1. Accordez-vous des plages horaires dédiées pour consulter vos mails
Avec des messageries comme Outlook, vos mails s’affichent en temps réel en bas de votre écran. Si vous travaillez essentiellement sur votre ordinateur, quelle source de déconcentration ! Un conseil : commencez par désactiver les notifications d’e-mail. Ensuite, accordez-vous des plages horaires dans votre journée pour les consulter. Vous n’avez pas besoin de garder un œil dessus en permanence. Vous pouvez par exemple vous réservez un créneau d’une heure en début journée puis une demi-heure en début d’après-midi pour consulter votre courrier électronique. A vous de voir selon vos besoins !
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2. Répondez par étapes
Lorsque vous ouvrez votre boîte mail, voilà comment traiter les nouveaux messages que vous recevez. D’abord, supprimez tous les messages inutiles (publicités, simples réponses « OK » ou « Merci », accusés de réception…). Ensuite, répondez à tous les mails dont le traitement vous prend moins de deux minutes. Puis transférez tous les mails qui peuvent être gérés par d’autres personnes plus concernées (vos commerciaux, par exemple). Enfin, classez dans des répertoires les e-mails auxquels vous pourrez répondre plus tard.
3. Hiérarchisez vos mails
Commencez par créer un dossier « urgent », où placer tous les mails qui nécessitent une réponse rapide mais réfléchie. Dès que vous avez du temps et que vous avez répondu à tous les mails « 2 minutes », ouvrez ce dossier pour commencer à traiter les messages qui s’y trouvent. Ensuite créez un autre dossier « A faire plus tard » où vous placez les mails moins urgents, auxquels vous pouvez vous accorder plus de temps. Ce dossier peut être consulté plus sporadiquement, une fois par semaine. Mais bien entendu, il n’y a pas de règle préétablie pour la constitution de ces dossiers. A vous de tester des solutions et voir laquelle fonctionne le mieux !
4. N’hésitez pas à opter pour le téléphone
Plus vous enverrez d’e-mails, plus vous en recevrez. Cela semble plutôt logique ! Alors n’oubliez pas que le téléphone peut aussi être un moyen pratique d’échanger. Vous gagnerez du temps et allégerez votre boîte mail. De même, réfléchissez bien lorsque vous ajoutez des collaborateurs en copie de vos mails. Ont-ils nécessairement besoin d’être au courant de ces échanges ? Les boucles avec beaucoup de destinataires entraînent souvent des flots de mails inutiles.
5. Mettez-vous au clair avec vos collaborateurs, fournisseurs, employés…
Chaque mail n’appelle pas forcément une réponse. Etablissez avec toutes les personnes avec lesquelles vous interagissez régulièrement quelques règles d’usage. Par exemple, si votre fournisseur vous informe qu’il vous livrera jeudi matin, il n’est pas utile de lui répondre « OK » ou « d’accord ». Celui-ci doit savoir que si vous ne lui répondez pas, c’est que l’information a bien été prise en compte et que vous l’attendez à l’heure prévue. Vous gagnerez quelques secondes mais qui, additionnées les unes aux autres dans l’année, peuvent s’avérer très précieuses !
