Comment mettre en œuvre la signature électronique ?
A l’heure de la numérisation accélérée des entreprises, la signature électronique se révèle être un outil fort utile. Simple à déployer grâce à des logiciels faciles à prendre en main, elle se décline en différents niveaux de sécurité selon vos besoins. Dans cet article, nous vous expliquons comment mettre en œuvre la signature électronique pour votre projet professionnel.
ARTICLE PARTENAIRE : independant.io
Comment fonctionne la signature électronique ?
Une signature électronique est une solution de signature entièrement numérisée. Contrairement à une signature traditionnelle, la signature électronique se présente sous forme d’une suite de données numériques.
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Afin de réaliser une signature électronique à valeur juridiquement contraignante, vous, ainsi que tous les partis, devez renseigner et faire vérifier votre identité grâce à des moyens qui diffèrent selon le logiciel et le niveau de signature électronique. Il en existe 3 :
- la signature électronique simple
- la signature électronique avancée
- la signature électronique qualifiée.
Quelles différences entre chaque niveau de signature ?
La signature électronique simple, comme son nom l’indique, est la signature la moins sécurisée. C’est le type de signature électronique auquel vous serez confrontés dans la vie de tous les jours pour le traitement de documents à faible valeur juridique, comme un bon de livraison, des conditions générales…
La signature électronique avancée est la plus populaire auprès des professionnels. Peu contraignante, elle dispose tout de même d’un système de sécurité basé sur l’identification des partis auprès d’un tiers de confiance. Vous pourrez alors utiliser la signature électronique avancée lors de l’édition de contrats d’épargne, de documents juridiques ou encore de contrats de vente.
La signature électronique qualifiée, moins courante, est généralement utilisée pour le traitement de documents officiels et administratifs. Elle se démarque des autres types de signature électronique par ses procédés d’authentification suivants : un entretien en face à face avec un agent Opérateur d’Enregistrement Délégué et la mise en place d’un dispositif physique à remettre en main propre à chaque partie.
Avantages de la signature électronique
La numérisation de la société pousse aujourd’hui de plus en plus d’entreprises à dématérialiser leurs documents. La signature électronique n’est en réalité que la suite logique des événements ! Quels avantages avez-vous alors à mettre en place un logiciel de signature électronique dans votre entreprise ?
Premier avantage non négligeable : le gain de temps. La signature électronique vous permettra d’éviter les allers-retours auprès des différents interlocuteurs et vous pourrez alors récolter toutes les signatures en simultanée. Vous gagnerez du temps et n’aurez plus besoin de poster les documents à signer et d’attendre que les retours vous parviennent.
Deuxième avantage : des économies sur les frais liés à l’impression et à l’envoi des documents. Vous réaliserez des économies non négligeables sur l’achat de papier, d’encre et aussi d’une imprimante si vous n’aviez pas encore investi. L’outil de signature électronique vous permet de gérer vos documents en ligne sans avoir à passer par l’impression.
Troisième avantage et pas des moindres : un haut niveau de sécurité. Comme nous vous l’expliquions précédemment, il existe plusieurs types de signatures électroniques qui vous permettent de traiter des documents à haute valeur juridique en toute sécurité.
Choisissez le bon outil de signature électronique
Afin de mettre en œuvre le meilleur logiciel de signature électronique, vous devrez veiller à choisir celui qui sera le plus adapté aux besoins de votre entreprise. Pour ce faire, vous devez prendre en compte quelques critères :
– la taille de votre entreprise
– le nombre approximatif de documents que vous souhaitez traiter chaque mois
– le budget que vous souhaitez consacrer à un logiciel de signature électronique
– le niveau de confidentialité de vos documents
– le nombre d’utilisateurs potentiels de l’outil de signature électronique
Vous pouvez consulter un comparateur des meilleures solutions de signature électronique et ainsi observer les différentes caractéristiques de chacun d’entre eux.
Nous vous proposons ci-dessous une liste non exhaustive de critères pour choisir le meilleur logiciel de signature électronique :
- La facilité d’utilisation : c’est d’ailleurs un élément clé pour le choix de l’outil que vous souhaitez mettre en place dans votre société ! Un logiciel facile à prendre en main sera accessible au plus grand nombre de vos collaborateurs mais il facilitera également le processus auprès de vos clients et partenaires.
- Le logiciel en ligne ou à télécharger : si la plupart des logiciels de signature électronique sont aujourd’hui 100% en ligne, il existe aussi des outils à télécharger accessibles non plus par le biais d’un abonnement mais après achat d’une licence.
- Un système de tarification à l’abonnement mensuel ou au pack de signatures : selon les logiciels, vous devrez choisir entre ces deux options. Pour ce faire, il vous faudra estimer de manière approximative vos besoins en documents à traiter et choisir, en fonction, la solution la plus adaptée.
Une fois que la solution la plus adaptée à vos besoins choisie, vous n’aurez plus qu’à souscrire à un abonnement annuel ou mensuel, ou bien à réaliser l’achat d’une licence pour installer le logiciel sur votre outil de travail.
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