Pourquoi et comment adopter la signature électronique ?

En 2025, la signature électronique n’est plus un gadget : 7 décideurs sur 10 la jugent « utile » pour leur organisation, et 24 % la considèrent même « primordiale » (France Num, 2025). Son intérêt n’est pas qu’une vague impression : la plupart des décideurs qui l’utilisent déclarent gagner entre plusieurs heures et plusieurs jours par dossier, quelle que soit la taille de l’entreprise ! 

Déjà adoptée par un gros tiers des TPE-PME (34 % des TPE et 59 % des structures de plus de 50 salariés), elle fluidifie les contrats, accélère les processus de ventes, et sécurise aussi les échanges à distance. Ce guide vous aide à choisir le niveau de sécurité adapté (simple, avancé ou qualifié) et à déployer, dans votre entreprise, une solution de signature électronique efficace, facile à utiliser dès le premier envoi.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

On appelle « signature électronique », une solution de signature entièrement numérisée qui, contrairement à une signature traditionnelle, se présente sous forme d’une suite de données numériques. Et ce n’est pas une simple image ou photographie de votre paraphe… 

Comment fonctionne la signature électronique ? Il s’agit en réalité d’un mécanisme cryptographique qui lie de façon unique un signataire à un document. Concrètement, la solution de signature électronique utilisée calcule l’empreinte du fichier (hash), l’associe à un certificat au nom du signataire et scelle l’ensemble avec un horodatage. Si le document est modifié ensuite, la signature devient immédiatement invalide.

Afin de réaliser une signature électronique à valeur juridiquement contraignante, vous, ainsi que tous les partis, devez renseigner et faire vérifier votre identité grâce à des moyens qui diffèrent selon le logiciel et le niveau de signature électronique. Un dossier de preuve est conservé : méthodes de vérification, adresse IP, horodatage, consentement donné, etc.

Son triple objectif est de :

• Garantir l’intégrité du document (assurer qu’il n’a pas été altéré après signature) ;
• Authentifier l’auteur (lier la signature à une personne bien identifiée) ;
• Apporter la preuve du consentement (en cas de contestation).

La signature électronique possède plusieurs caractéristiques clés : elle est authentique (rattachée à un certificat au nom du signataire), infalsifiable (en reposant sur le chiffrement asymétrique), non réutilisable (chaque signature est liée à un fichier précis, et à une unique empreinte), inaltérable (toute modification casse la signature) et a priori irrévocable (dans le sens où le dispositif de preuve rend la contestation très difficile), dès lors que l’identité a été correctement vérifiée et que les clés de chiffrement n’ont pas été compromises.

Dans quels cas l’utiliser ? Presque partout ! Elle permet à la fois d’accélérer les processus, de sécuriser les engagements et de fluidifier la collaboration à distance. En entreprise, la liste des documents est vaste : devis, factures, bons de commande, contrats de travail, avenants, baux, mandats SEPA, ouvertures de compte, prêts, notes de frais, marchés publics, appels d’offres, etc. Elle convient par ailleurs à tout secteur d’activité (commerce, services, banque/assurance, RH, immobilier, santé, industrie).

Par exemple, dans le cas de prestations réalisées chez un client, votre technicien fait valider (photos à l’appui) le bon d’intervention et la réception de travaux sur smartphone, grâce à la signature électronique. La facture est émise dès la fin de mission ! Dans le cas d’une vente, vous pouvez vous en servir pour faire signer en une seule fois le devis, les conditions générales, ainsi que le bon de commande : votre cycle de vente est ainsi raccourci, les relances automatisées, et la preuve solide en cas de litige.

Signature électronique vs facturation électronique

Là où la signature électronique authentifie un signataire et scelle l’intégrité d’un document (contrat, mandat), en apportant la preuve du consentement, la facturation électronique, elle, organise l’émission, la transmission et l’archivage de factures au format numérique structuré, pour garantir leur conformité fiscale et traçabilité. À noter aussi : une facture électronique n’est pas nécessairement signée, même si la signature permet souvent de compléter le dispositif pour des dossiers sensibles ou en cas d’exigence contractuelle.

Les types et niveaux de signature électronique

Le règlement européen eIDAS définit trois niveaux de signature électronique :

La signature électronique simple (SES)

C’est le niveau le moins sécurisé, qui associe certaines données de signature (comme un simple clic d’acceptation ou un parapheur) au document. C’est le type de signature électronique auquel vous serez confronté dans la vie de tous les jours, pour le traitement de documents associés à un faible niveau de risque (un bon de livraison ou des conditions générales).

Exemple : le réceptionnaire d’un bon de commande reçoit un lien par e-mail ou SMS, saisit un code à usage unique, puis clique « Je confirme ». Le PDF est scellé et horodaté, et ce journal d’audit réduit (code correct, adresse IP, plus l’horodatage) suffit pour ce type d’usage, et déclenche immédiatement la facturation.

La signature électronique avancée (AdES)

Ce type de signature est la plus populaire auprès des professionnels. Peu contraignante à l’usage, elle dispose néanmoins d’un système de sécurité solide basé sur une authentification forte, imposant le téléchargement de la carte d’identité pour valider la signature, et sur la détection de toute modification du document. C’est un bon standard pour les contrats d’épargne, les documents juridiques, ainsi que la plupart des contrats de vente B2B/B2C.

Exemple : pour l’onboarding d’un salarié, vous envoyez au candidat un parcours unique : promesse d’embauche, contrat, charte et, au besoin, un mandat SEPA. L’outil choisi vérifie son identité (copie de la carte d’identité ou virement de vérification) et exige une authentification forte. Les champs clés (fonction, salaire, date d’entrée) sont bloquants et l’ordre de signature est prédéfini (d’abord le manager, puis le service RH, et enfin le candidat). À la fin, chaque PDF est scellé et horodaté avec un dossier de preuve. Le dossier salarié est complet, avec une traçabilité opposable en cas de litige.

La signature électronique qualifiée (QES)

Elle est moins courante, généralement utilisée pour le traitement de documents officiels et administratifs. Elle se démarque des autres types de signature électronique par ses procédés d’authentification : elle repose sur un certificat délivré par un prestataire de services de confiance et sur un dispositif de création de signature qualifié (QSCD). Elle bénéficie d’une équivalence légale avec la signature manuscrite, ce qui la rend idéale pour les actes réglementés, notariés, ou « à haut risque ». Elle prévoit un entretien avec un agent Opérateur d’Enregistrement Délégué, qui s’effectue soit en présentiel ou à distance (seulement si l’identification à distance atteint une assurance équivalente au présentiel).

Exemple : vous avez un appel d’offres pour un marché public. Votre entreprise répond à un marché pluriannuel, et le règlement de consultation exige une QES sur l’acte d’engagement. Le représentant légal obtient le certificat hébergé sur un dispositif qualifié (QSCD), en lien avec un « coffre-fort numérique » sur le cloud, le tout après une vérification d’identité renforcée. Il signe l’acte d’engagement dans l’outil : le PDF est scellé, horodaté et doté des éléments de validation à long terme. L’offre est alors déposée en ligne sur le profil acheteur (avant l’heure limite), et la plateforme contrôle automatiquement la validité du certificat et de la signature. La conformité au règlement de consultation est immédiate, les preuves très robustes en cas de contestation, et le risque d’irrecevabilité réduit.

Signature électronique : le cadre légal et la valeur juridique

En France, la valeur probante de la signature électronique, dit le Code civil dans son article 1366, est la même « que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Le règlement européen eIDAS (article 25) ajoute que toute signature électronique est recevable comme preuve, dans tous les États membres.

Autrement dit, toute signature électronique peut donc se substituer à une signature manuscrite, même si son opposabilité dépend du niveau de preuve apporté.

Qu’est-ce qui fait foi en cas de litige ? On regarde un faisceau d’éléments : la méthode d’identification utilisée, l’horodatage, l’empreinte du fichier, le certificat comme le statut de révocation au moment de la signature, les journaux techniques (adresse IP, parcours), la conservation du fichier signé et le dossier de preuve apporté. Plus les éléments de preuve sont élevés, plus le dispositif est robuste, plus la signature est dite « opposable ». Sur le plan pratique, c’est surtout la qualité du dossier de preuve qui fait la différence.

Quels sont les pièges à éviter ? Modifier le document après signature (cela l’invalide), changer le numéro de téléphone du signataire en cours de parcours, oublier d’archiver le statut du certificat, conserver uniquement une copie sans le conteneur signé ni les logs.

Quel est le bon réflexe d’archivage ? Idéalement, il convient de garder le document tel que signé, l’horodatage, le certificat, la preuve d’identité utilisée et l’intégralité des traces d’audit, dans un lieu pérenne et consultable (même des années après).

Avantages concrets de la signature électronique pour les entreprises

Le passage du papier au tout-en-ligne pousse aujourd’hui de plus en plus d’entreprises à dématérialiser leurs documents. La signature électronique n’est en réalité que la suite logique des événements ! Quels avantages avez-vous alors à mettre en place un logiciel de signature électronique dans votre entreprise ?

• Le gain de temps. La signature électronique permet d’éviter les allers-retours papier auprès des différents interlocuteurs, et les délais postaux liés. Vous pouvez collecter toutes les signatures en simultané, et prévoir des relances automatiques. Il existe des outils avec une version mobile, pour les signataires en déplacement.
• Moins de frais opérationnels. Vous réalisez des économies non négligeables sur les frais liés à l’impression, à l’envoi et à la gestion des documents : moins de papier, moins d’affranchissement, moins d’archivage physique. Vous gérez vos documents en ligne avec la possibilité d’utiliser des modèles pré-définis, et le pré-remplissage. D’où une rationalisation du temps de travail de vos équipes. 
• Un haut niveau de sécurité. Scellement du document, horodatage, piste d’audit complète (certificats, journaux), conservation des preuves… autant d’éléments qui vous permettent de traiter des documents à « haute valeur juridique » en toute sécurité, et surtout de bénéficier d’une traçabilité renforcée ! 
• Une réduction des erreurs humaines. Fini les oublis et les pages manquantes : les champs obligatoires, les contrôles de cohérence, l’ordre de signature évitent des documents mal signés, mal remplis. Ce qui génère moins de retards ou litiges.
• La dimension RSE. Moins de papier, moins de courrier à transporter, plus d’accessibilité et de traçabilité : vos signatures gagnent en sobriété carbone et en gouvernance responsable.

Gains de temps : les chiffres clés à connaître

87 % des professionnels français qui utilisent la signature électronique disent « économiser un temps précieux » en 2024 : 44 % disent gagner au moins plusieurs jours de travail, 29 % entre plusieurs heures et un jour, et 14 % moins de deux heures environ. Et, d’après la même étude (YouGov France), 41 % d’entre eux utilisent la signature électronique au moins une fois par semaine, voire quotidiennement.

Comment choisir une solution de signature électronique adaptée ?

Afin de mettre en œuvre le meilleur logiciel de signature électronique, vous devrez veiller à choisir celui qui sera le plus adapté aux besoins de votre entreprise. Pour ce faire, vous devez prendre en compte quelques critères :

• Commencez par le socle ! L’outil est-il conforme au cadre européen eIDAS et provient-il d’un prestataire qualifié, à la réputation solide ? Est-il facile à prendre en main par vos équipes (y compris les novices) ? Pouvez-vous adapter aisément le niveau de signature électronique, par exemple, en fonction de vos documents ?
• L’outil doit permettre des signatures qui conservent la preuve dans la durée et un horodatage fiable. Est-ce le cas ? Côté protection des données, vous pouvez exiger un hébergement au sein de l’UE, le respect du RGPD, du chiffrement sérieux et une authentification renforcée (SSO, multifacteur), le tout associé avec un audit lisible.
• L’expérience utilisateur doit rester fluide, sur mobile comme sur ordinateur, avec des modèles prêts à l’emploi, des champs obligatoires pour éviter les oublis, la possibilité de prévoir des relances automatiques. Et pourquoi pas une présentation en marque blanche aussi ? Vérifiez bien sûr les intégrations à vos outils (CRM, ERP) et la qualité de l’API pour automatiser vos workflows internes !
• Un logiciel en ligne ou à télécharger ? Si la plupart des solutions de signature électronique sont aujourd’hui 100% en ligne, avec un système de tarification mensuel par abonnement ou proposant un pack de signatures spécifique, il existe toujours des outils à télécharger après achat d’une licence.
• Enfin, regardez le long terme. La solution dispose-t-elle d’un archivage probant (coffre-fort numérique) ? Un export simple des dossiers de preuve ? Un support réactif ? Un contrat SLA transparent ? Calibrez bien les coûts à vos volumes réels (nombre approximatif de documents traités chaque mois), y compris lors des pics d’activité, comme au nombre d’utilisateurs et à la taille de votre entreprise. 

Avant de trancher, testez sur vos parcours clés : choisissez la solution que vos équipes adoptent spontanément… et qui réduira concrètement vos délais, erreurs et litiges.

Quelques exemples d’outils

Voici une courte sélection de solutions françaises à connaître :
 

• Yousign s’adresse d’abord aux TPE-PME et propose trois niveaux de signature (simple, avancée, qualifiée), avec un essai de 14 jours et même une offre gratuite limitée à deux signatures simples par mois. Une formule spécifique facilite en outre les formalités via le Guichet unique de l’INPI. 
• Goodflag (ex-Lex Persona) met à disposition Lex Community, une plateforme gratuite et illimitée pour signer avec valeur probatoire, intégrant FranceConnect. L’éditeur précise ne pas exploiter les données à des fins marketing et propose parallèlement des offres professionnelles.
• LegalySpace offre une signature « clé en main » interfaçable avec vos logiciels métiers, et une tarification forfaitaire indexée sur le volume de documents signés : pratique pour des besoins réguliers et prévisibles.
• LiveConsent combine une interface simple avec une API qui relie la signature à votre site, vos applications ou vos logiciels (par exemple pour automatiser devis et factures), le tout avec une entrée de gamme accessible. 
• Docage se distingue par ses formulaires intégrés : vos clients renseignent leurs informations, transférées automatiquement dans le document à signer. La facturation mêle abonnement par utilisateur et coût par transaction.

Étapes pour mettre en œuvre la signature électronique

• Avant de commencer, vérifiez que tous vos supports (ordinateur, tablette, smartphone) et que votre navigateur sont à jour, et que vos signataires peuvent recevoir des codes (par SMS ou par e-mail). 
• Si le niveau de sécurité choisi l’exige, obtenez un certificat de signature électronique auprès d’une autorité de certification : l’identité sera alors vérifiée, et le certificat stocké sur un dispositif sécurisé (clé, carte, ou cloud). 
• Choisissez ensuite votre outil de signature numérique et paramétrez l’équipe, les modèles et l’authentification (comme le code à usage unique, dit OTP). 
• Créez votre signature (il peut s’agir d’un visuel, et même d’un sceau si besoin) ainsi que vos règles d’horodatage et de conservation. 
• Générez le document à faire signer depuis un modèle ou en important un document. Placez les champs, définissez l’ordre de signature et ajoutez les signataires. 
• Apposez la signature électronique et lancez l’envoi. Suivez l’avancement, puis téléchargez le document signé et le dossier de preuve (certificats, horodatage, journaux) et archivez-les dans un espace numérique sécurisé.