2 min pour créer son e-mail personnalisé

Passer au numérique

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Pourquoi créer un e-mail personnalisé ?

Que dit votre adresse e-mail de vous, de votre entreprise ? Eh bien, beaucoup plus que vous ne l’imaginez. En effet, c’est l’une des premières choses que vos clients ou prospects vont découvrir. Il est donc important de donner bonne impression.

1. Gagnez en crédibilité auprès de vos clients, fournisseurs et investisseurs

Votre adresse e-mail professionnelle se termine encore par le nom d’un fournisseur de service tels que Orange, Gmail ou Yahoo ? Ce type d’adresse, qui convient fort bien aux particuliers, peut nuire à votre image de marque en tant qu’entreprise. C’est une pratique qui peut être perçue par vos clients et vos partenaires comme un signe d’amateurisme ou un manque de professionnalisme.

Vous avez tout intérêt à y remédier en personnalisant votre adresse (par exemple : contact@nomdemonentreprise.fr), afin de montrer votre maîtrise des pratiques du web et renforcer votre crédibilité. Un conseil : faites-le dès le démarrage de votre projet ou activité ! Vous éviterez ainsi d’avoir à refaire l’ensemble de vos supports (cartes de visite, signalétique, etc.) avec votre nouvelle adresse e-mail. Vous économiserez du temps et de l’argent !

2. Renforcez votre visibilité au quotidien

L’e-mail est un outil incontournable pour communiquer avec vos clients, partenaires, fournisseurs et prospects. Utiliser un e-mail avec le nom de votre société leur permet de vous identifier au premier coup d’œil, quel que soit le nom de la personne qui y figure.

Au vu du nombre d’e-mails qu’ils reçoivent par jour, cette démarche va simplifier le quotidien de vos clients, en leur épargnant la mémorisation de détails ou la recherche dans les signatures pour associer un e-mail à votre entreprise. Ils n’auront plus à se rappeler que « Sébastien T. » est le responsable des achats de votre entreprise, ou à chercher une signature en bas du message ou du fil de discussion pour se rappeler à qui ils ont affaire.

3. Réduisez le risque d’usurpation d’identité

Votre adresse professionnelle rassure également vos interlocuteurs sur votre authenticité et les met dans de meilleures dispositions à votre égard ! Elle contribue aussi à renforcer la sécurité de vos échanges, car les adresses génériques sont plus facilement imitables…

Avec une adresse intégrant le nom de votre domaine, vos clients et partenaires peuvent vérifier facilement l’authenticité de vos messages. Ce détail leur apporte une assurance supplémentaire, en réduisant les doutes sur l’expéditeur et discréditant les adresses qui ne se termineraient pas par @votreentreprise.fr par exemple.

4. Affranchissez-vous des fournisseurs de services web

Le moins que l’on puisse dire, c’est que les fournisseurs de messageries web ne sont pas en manque de notoriété ! Pourquoi leur faire de la publicité, alors que vous pouvez mettre en avant le nom de votre entreprise dans vos échanges ?

Opter pour une adresse e-mail personnalisée revient à reprendre le contrôle sur votre identité numérique. En affichant le nom de votre entreprise dans vos communications, vous pouvez à la fois renforcer votre image de marque, et réduire les risques de fraude ou d’usurpation. Vous affirmez aussi votre professionnalisme, tout en vous différenciant de vos concurrents. Découvrez tous nos conseils pour vous affranchir des webmails gratuits.

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2 minutes pour créer son adresse mail personnalisée.
Être présent en ligne est indispensable lorsque vous lancez votre activité. Cela passe par la personnalisation de votre adresse e-mail. Une étape clé à ne surtout pas négliger. Pourquoi créer une adresse e-mail personnalisée ?
L’intérêt est de gagner en crédibilité professionnelle et en sérieux auprès de vos clients, fournisseurs ou encore investisseurs. Mais aussi de vous affranchir des fournisseurs de services web comme Gmail, Hotmail ou Orange.
Une adresse e-mail associée à votre nom de domaine est indispensable pour votre communication. Il s’agit du point de contact le plus couramment utilisé pour échanger à distance et notamment avec vos clients.
Comment faire ?
Acheter votre nom de domaine auprès d’un bureau d’enregistrement. La configuration de votre e-mail personnalisée est très souvent incluse dans l’achat de votre nom de domaine. Voici un exemple chez un hébergeur.
Cliquez sur « e-mail » dans le menu puis allez sur l’onglet « e-mail » et « créer une adresse e-mail ». Suivez les instructions afin de renseigner l’adresse que vous souhaitez créer. Notre conseil ? Privilégiez une adresse courte, mémorisable et facile à énoncer à l’oral. Vous pouvez adapter cette adresse aux services ou collaborateurs de votre entreprise selon votre besoin. Créez autant d’adresse e-mail que de salariés ou de services. Votre adresse e-mail existera tant que votre nom de de domaine sera renouvelé.
Et après comment envoyer mon premier e-mail ?
Intégrer votre adresse e-mail à un service de messagerie comme Gmail, Outlook ou Thunderbird. En effet, ces outils servent à gérer une ou plusieurs boîtes e-mail. Pour gérer l’envoi et la réception d’e-mail il vous suffit de renseigner les adresses des serveurs demandés accessibles depuis votre compte chez votre hébergeur ainsi qu’un mot de passe. Rendez-vous ensuite dans les paramètres de votre service de messagerie pour y ajouter une adresse e-mail. Une fois la synchronisation terminée, vous pouvez envoyer et recevoir vos premiers e-mails en utilisant votre nouvelle adresse personnalisée.
Dernier conseil : n’oubliez pas d’indiquer cette adresse sur tous vos supports de communication.
A vous de jouer !

Comment créer une adresse e-mail avec le nom de votre société ?

Suivez le guide étape par étape pour créer votre adresse e-mail personnalisée et ainsi apporter plus de crédibilité à vos communications !

Étape 1 : déposez votre nom de domaine

La première étape pour créer un e-mail professionnel est de déposer un nom de domaine, pour poser les fondations de votre identité numérique, auprès d’un bureau d’enregistrement accrédité par l’Afnic en ce qui concerne le .fr. La plupart des services incluent des options pour configurer aisément des adresses e-mail personnalisées. Ce qui simplifie beaucoup les démarches.

Comment choisir votre nom de domaine ? Optez pour un nom simple, pertinent et en lien direct avec votre entreprise. Si votre activité est surtout locale, privilégiez une extension en .fr, gage de proximité et de confiance pour vos clients en France. Un nom de domaine en .fr présente également des avantages en matière de référencement local, et peut améliorer votre visibilité dans les résultats de recherches géolocalisées.

Avant de finaliser votre choix, pensez à vérifier la disponibilité de votre nom de domaine grâce à notre outil Whois. Cela vous permettra de trouver un domaine unique et adapté à votre activité, tout en évitant d’éventuels litiges en cas de noms déjà enregistrés.

Étape 2 : créez un ou plusieurs adresses e-mail personnalisées pour votre entreprise

Une fois votre nom de domaine en votre possession et configuré, il est temps de créer des adresses e-mail personnalisées pour structurer vos communications professionnelles. Ces adresses peuvent être déclinées pour chaque salarié, service ou fonction de votre entreprise, offrant ainsi clarté et organisation dans vos échanges.

prenom.nom@nomdemonentreprise.fr
contact@nomdemonentreprise.fr
comptabilite@nomdemonentreprise.fr
achats@nomdemonentreprise.fr
CV@nomdemonentreprise.fr

Ces adresses sont une solution avantageuse, car elles resteront les mêmes, quels que soient les mouvements au sein de votre entreprise ou les départs en congé. À noter que vos adresses e-mail existeront aussi longtemps que votre nom de domaine sera renouvelé !

Comment synchroniser vos adresses e-mail avec votre service de messagerie

Une fois les adresses e-mail créées, il faut les synchroniser avec votre service de messagerie préféré pour simplifier leur utilisation au quotidien. Voici comment procéder !

Paramétrez votre messagerie : récupérez les informations nécessaires pour les serveurs entrant et sortant ainsi que les ports (intitulés POP, IMAP et SMTP) auprès de votre hébergeur ou fournisseur de domaine.
Accédez aux paramètres du service de messagerie : ouvrez l’application ou l’interface web où vous souhaitez configurer votre e-mail.
Ajoutez un nouveau compte e-mail : suivez les étapes spécifiques pour entrer vos informations d’identification et de serveur.
Testez la configuration : envoyez un e-mail de test pour vérifier que tout fonctionne.

Synchroniser une adresse e-mail avec Outlook

Allez dans Fichier > Ajouter un compte.
Entrez votre adresse e-mail et sélectionnez Se connecter.
Si Outlook ne configure pas automatiquement > Configuration manuelle.
Ajoutez vos paramètres du serveur entrant (IMAP ou POP) et sortant (SMTP).
Entrez votre mot de passe, validez et testez la connexion.

Synchroniser une adresse e-mail avec Gmail

Allez dans Voir tous les paramètres > Comptes et importation
Cliquez sur Consulter d’autres comptes > Ajouter un compte de messagerie.
Entrez votre adresse e-mail personnalisée.
Configurez les paramètres IMAP ou POP3.
Testez la réception et l’envoi d’e-mails.

Facile et peu coûteux, personnaliser son adresse e-mail permet d’aligner votre présence en ligne avec les ambitions et les valeurs de votre entreprise. Découvrez les offres des experts du .fr pour créer facilement votre e-mail personnalisé.

« Les experts de l’Afnic ont sélectionné ces offres sur des critères de parfaite adaptation technique et financière aux petites entreprises pour leur permettre de passer au numérique en toute sérénité, et en gardant la maîtrise de leur projet ! »

Émilie Turbat, Directrice Marketing et Commerciale à l’Afnic

Article rédigé par les experts du .fr

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